Cómo recuperar la productividad después del verano

 

El verano es un momento esperado por todo el mundo que nos permite desconectar y relajarnos de la carga de trabajo del año. Pero cuando volvemos de vacaciones en septiembre nos puede costar un poco retomar la rutina y el ritmo de trabajo que septiembre nos exige. Todo un desafío que podemos llevar de manera más amena si disponemos de las herramientas óptimas y un entorno de trabajo digitalizado. En este artículo te damos unos tips para que puedas conseguirlo.

1. Planifica / organiza tu espacio de trabajo

Lo primero para que tu vuelta al trabajo sea lo más eficaz posible es tener una planificación de tu trabajo y organizar todos los elementos. Por una parte, el entorno físico debe estar limpio, en armonía y tener accesible todas las herramientas que vas a necesitar. Esto es fundamental para que el ambiente de trabajo nos produzca tranquilidad y evitar estrés innecesario.

Por otra parte, el entorno digital también debe estar perfectamente organizado y transmitirnos equilibrio. Por ello, aprovecha estos primeros días para organizar documentos por carpetas y que así los puedas encontrar fácilmente. Ponte al día con los correos, identifica las tareas y ponte metas realistas estas primeras semanas para tener una imagen clara de tus objetivos este periodo.

2. Elige herramientas de digitalización

La digitalización de la empresa -y de tus tareas- es clave para cualquier empresa que quiera ser eficaz en un ambiente cada vez más conectado. Poder acceder a los documentos que necesites desde cualquier lugar y cualquier momento te ayudará tiempo y esfuerzo.

En este sentido, Google Workspace se posiciona como la plataforma favorita para las empresas digitalizadas y una de las más extendidas por su facilidad de uso. Te permite organizar tus tareas, establecer planes conjuntos, comunicarte con tu equipo, hacer reuniones y organizar una agenda diaria. Te presentamos sus herramientas y cómo optimizarlas:

• Google Drive: Permite organizar las carpetas, privadas o compartidas, por temática y crear documentos según tus necesidades: hoja de cálculo, presentaciones, documentos, formularios, e incluso dibujos o mapas propios. Puedes buscar cualquier archivo con la búsqueda avanzada.
• Gmail: Se trata del servicio de correo electrónico más utilizado y con mayores facilidades para el usuario. Puedes crear tu propio dominio con tu plan para empresas y usar la plataforma fácilmente. Establece etiquetas, filtros y busca los correos prioritarios o archiva los menos útiles. Además puedes comunicarte con tu equipo internamente a través del chat y acceder a Google Meet desde un solo clic.
• Google Calendar: No podrás vivir sin ella. La herramienta te permite establecer eventos, reuniones, tareas o informar de que estás fuera de la oficina. Accesible a todo el equipo, te permite crear citas con clientes o personas de interés para que tú no tengas que hacerlo. Además puedes sincronizar tu ordenador con el teléfono móvil y activar las alertas para no perderte nada.
• Google Meet: Programa reuniones sincronizadas con Google Calendar con tu equipo o con clientes de manera fácil, reduciendo el estrés y el tiempo que suponen los viajes presenciales. A través de un solo clic podrás conectarte con todo el mundo y crear relaciones a través de videoconferencias.

Estas herramientas en conjunto te permitirán establecer objetivos y tareas, enviar recordatorios por correo electrónico, programar publicaciones o actualizar documentos sin mucho esfuerzo para alcanzar una buena productividad.

3. Ordena tus prioridades 

Las prioridades deben ser claras para tener una vuelta a la productividad óptima. No te sobrecargues de trabajo y céntrate en clasificar las tareas por importancia y urgencia. Por ejemplo, hacer una matriz de Eisenhower nos puede ayudar a clasificar las tareas y actuar según urgencia/importancia.

Crea una lista de tareas, clasificarlas en orden de urgencia e importancia. Así tendrás una visión global de la carga de trabajo que tienes y tomar decisiones en base a ello. Las tareas que son importantes y urgentes hacerlas ya, las importante y no urgentes planificarlas para otro momento. Si no son tareas importantes pero sí urgentes, delega en otra persona y si no son ni urgentes ni importantes, posponerlas para más adelante.

4. Establece un seguimiento de tareas

Debes establecer un seguimiento de todas tus tareas para ver en qué situación se encuentra cada una de ellas. Esto es importante para aquellas que hayas delegado y para que mantengas la satisfacción con tu trabajo. Muchas veces podemos sentir que no somos productivos porque no cumplimos una lista de todas las tareas que llevamos a cabo a lo largo de la semana. Automatizar las tareas y llevar un seguimiento nos puede ayudar a obtener esa sensación de satisfacción con nuestro trabajo e identificar los puntos fuertes y débiles, para mejorar nuestros resultados la próxima vez.

Para ello, Google Workspace te ayuda a través de Google Calendar, estableciendo plazos en las tareas y organizarte por días. Google Sheets también te ayudará en el seguimiento de tu progreso y a visualizar tu carga de trabajo.

5. Tómate los descansos oportunos.

Trabajar es importante pero sin los descansos necesarios solo te frustrarás y no sacarás nada en claro. Realiza pequeños descansos cada 25-30 minutos para moverte un poco. Establece un plan de pausas para comer y desconectar por completo durante unos minutos, y tómate un descanso más largo a la hora de comer. Esto fortalecerá tu bienestar y reducirá los niveles de estrés que aparecen a principio de la temporada, y esas sensaciones de sofoco tras sobrecargarse de trabajo.

Así, cuando retomes las tareas podrás concentrarte mejor y focalizar tu atención solo en una cosa a la vez. Seguro que eres capaz de hacer multitud de tareas, pero mejorarás si en lugar de multitarea te centras en una, y después de haberla terminado te centras en la siguiente. Si intentas hacerlo todo a la vez es más fácil que puedas cometer errores y te sientas abrumada.

NOVEDADES EN GOOGLE WORKSPACE

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