PMBOK: sus grupos de procesos y áreas de conocimiento
Por norma general, los proyectos necesitan los siguientes cinco grupos de procesos para completarse de manera exitosa: inicio, planificación, ejecución, control y seguimiento y cierre. Son conocidos como los grupos de procesos del PMBOK, una guía de fundamentos para la dirección de proyectos muy utilizada, pero que, a menudo, puede resultar confusa.
El PMBOK es una guía de los fundamentos para la dirección de proyectos creada por el Project Management Institute (PMI) que integra directrices, prácticas recomendadas, principios estándar y terminología común para la gestión de proyectos.
Todos sus contenidos se incluyen en “la guía del PMBOK”, que desglosa la gestión de proyectos en 49 procesos agrupados, a su vez, en los cinco grupos de procesos ya vistos: inicio, planificación, ejecución control y seguimiento y cierre.
Inicio
Este grupo de procesos incluye los primeros pasos de cualquier proyecto: su aprobación formal y la asignación de un gestor. Dará lugar a dos resultados:
El plan de ejecución del proyecto: incluye tanto la justificación económica ( por qué debe completarse el proyecto), así como una descripción general que recoja las entregas y objetivos marcados.
Aspectos como los recursos necesarios para sacar adelante el proyecto, los problemas o riesgos asociados a este, etc. son otros asuntos que también recogerá un plan de ejecución.
El registro de las partes interesadas: señala cuáles son las partes involucradas en el proyecto, cuál es su grado de participación y lo que esperan respecto a la frecuencia y la forma de comunicación.
Planificación
El grupo de procesos más amplio de todos, ya que consta de 24 procesos en total. Su objetivo es claro: ayudar en la planificación en detalle del proyecto, desde el alcance hasta la forma de dirigir a las partes, pasando por el presupuesto o el programa. El resultado principal de esta etapa es el tan necesario plan de gestión de proyectos (PMP), un documento en constante revisión y actualización que recoge cada cambio.
Ejecución
En este grupo de procesos tendrá lugar la mayor parte de la acción. Por tanto, es aquí donde se invierte la mayoría del presupuesto y donde se obtienen los primeros resultados reales.
El gestor de proyectos durante esta fase tiene una función principal: dirigir y gestionar el trabajo y el conocimiento relacionado al proyecto (documentación de requisitos, actas de reuniones y lecciones aprendidas). Otras responsabilidades pueden ser la adquisición de los recursos necesarios para el proyecto o la gestión de las comunicaciones.
Control y seguimiento
Es el turno del segundo grupo de procesos más grande. Control y seguimiento engloba12 procesos que se suceden a lo largo de todo el proyecto. Su función principal es garantizar que exista la suficiente supervisión, lo que ayudará a identificar y mitigar cualquier riesgo o error.
Es inevitable que, a lo largo de la ejecución de cualquier proyecto, surjan imprevistos que puedan dar al traste con todo. Sin embargo, los procesos de este grupo están diseñados para actualizar el plan, modificar las actividades de los equipos, si fuera necesario, y, finalmente, encarrilar todo de nuevo.
Es conveniente señalar cómo, por norma general, los gestores de proyecto necesitan un software de gestión de proyectos como Wrike, que les ayude a controlar e informar sobre los progresos que se están siguiendo.
Cierre
Este grupo de procesos cuenta con un único un proceso primario: el cierre del proyecto o de la fase, lo que implica garantizar que el cliente ha aceptado todas las entregas, así como cumplimentar y almacenar la documentación o cualquier otro cabo suelto.
Una vez analizados con detalle los cinco grupos de procesos incluidos en el PMBOK llega la gran pregunta: ¿qué metodologías y herramientas puedo escoger para gestionar y organizar mis proyectos de forma exitosa?
Hay muchas y diferentes opciones. Sin embargo, al igual que los métodos se han ido actualizando y cambiando con el tiempo, también lo han hecho los procesos del PMBOK. Así, es necesario elegir un software que admita, no solo la metodología escogida para el proyecto, sino que también se alinee con los cinco grupos de procesos del PMBOK. De lo contrario, difícilmente se alcanzará un buen resultado.
Wrike, es un software de gestión de proyectos específicamente diseñado para ayudar a incorporar los grupos de procesos del PMBOK a cualquier proyecto independientemente de la metodología escogida.
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Fuente: https://www.wrike.com/es/blog/desmitificando-los-grupos-de-procesos-del-pmbok/
Imagen: Foto de Negocios creado por snowing - www.freepik.es
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