¿Tantas herramientas hacen disminuir tu productividad?

¿Tantas herramientas disminuyen tu productividad?

Según estudios, antes de la COVID-19 los trabajadores estadounidenses utilizaban, de media, 10 aplicaciones al menos 25 veces por jornada laboral. Ahora, con una cantidad récord de teletrabajadores, la cantidad de aplicaciones se ha disparado a 13 y estas son revisadas al menos 30 veces por jornada.

Durante este año de pandemia han sido muchas las dudas que nos han hecho reflexionar, al igual que ha surgido la necesidad de encontrar los mejores trucos para aumentar la productividad. Preguntados al respecto, los expertos en productividad lo tienen claro: la excesiva dependencia del correo electrónico tiene que desaparecer.

El insufrible correo electrónico

 

Según los resultados arrojados por una encuesta realizada por Adobe en 2019, los estadounidenses dedican, de media, cinco horas al día a consultar el correo electrónico. Un dato que aún no reflejaba el impacto de la pandemia. 

 

Lo peor de todo es que gran parte de ese tiempo se dedica a aclarar dudas respecto a anteriores correos electrónicos. Así, Quantified Communications, una empresa de asesoría en comunicaciones, descubrió que las empresas dedican un promedio de 17 horas a la semana a aclarar comunicaciones anteriores. Esto supone unas pérdidas de, al menos, 525.000 dólares al año en productividad.

 

¿Y si solo se revisara tres veces al día? 

 

Esta es la llamativa sugerencia de Aye Moah, jefa de producto de Boomerang, una empresa de software de productividad. En sus propias palabras: “No vale la pena tener el correo electrónico continuamente abierto, realmente ha llegado a un punto en el que ya no está en su línea de tiempo".

 

A principios de año, en una publicación titulada "Cómo lograr el dominio del correo electrónico”, Khe Hy, de RadReads, escribió algo que siempre decía a sus subordinados directos: “cuando me enviáis algo, sabed que estoy agradecido, pero nunca os daré las gracias. ¿Por qué? Enviar un agradecimiento es solo un correo electrónico más que procesar".

 

A pesar de todo, el correo electrónico es el método de comunicación preferido por la mayoría de las empresas.

 

Un posible compromiso

 

La clave para encontrar un equilibrio con el correo electrónico es controlar la cantidad de tiempo que le dedicas y tener cuidado con cuánto permites que los demás establezcan tu agenda diaria. Moah, por ejemplo, ha adoptado lo que ella llama un sistema de "un toque" en el que decide, inmediatamente, qué respuesta justifica un correo electrónico. “Al fin y al cabo no todos los correos electrónicos son iguales y, sin embargo, algunas personas consideran todos urgentes'', dijo. 

 

Otra solución, no solo por eficiencia sino por romper con la monotonía, es pensar en otros medios que estén al alcance. En una encuesta de la compañía de software Kaltura a sus trabajadores, casi la mitad deseaba que los ejecutivos se comunicaran de maneras alternativas  al correo electrónico, por ejemplo mediante plataformas audiovisuales.  

 

Una clave: priorizar

 

Ha llegado la hora de ser realistas. No es posible mantener el ritmo de trabajo que algunas personas han llevado durante el último año. No es saludable y conduce a una fatiga sin precedentes. "Hoy más que nunca es necesario un sistema flexible y conectado que dé lugar a flujos de trabajo claros y comunicación simplificada” defienden desde Wrike.

 

Soy un gran defensor de animar a mi equipo a ser muy realista sobre su tiempo", dijo Zerkel, de Asana. “Mi objetivo es no trabajar más de 40 horas semanales. He descubierto que la mayoría de las personas tienen suficiente tiempo pero demasiadas tareas. Ahora necesitamos ser más inteligentes que nunca a la hora de priorizar".

 

Hy recuerda cómo, cuando estaba a punto de coger su baja por paternidad, su superior se acercó a él y le preguntó cómo quería que se comunicaran, si es que quería, mientras estaba fuera. Estaba conmovido. “El trabajo desde casa ha eliminado las normas tácitas. El siguiente paso es hacer públicas/expresas todas esas normas".

 

Un año después de la pandemia existe cierta preocupación por que las comunicaciones comerciales no hayan cambiado lo suficiente. "Yo lo llamo la mentalidad de copiar y pegar", dijo Hy. “Teníamos una reunión de 50 personas todos los lunes, pero esa reunión no funcionó cuando intentamos hacerla por Zoom de 50 personas. Sin embargo, nadie dijo: ¿qué sentido tiene esta reunión?, ¿por qué no elegimos una nueva herramienta que nos ayude en lugar de seguir trabajando de la forma antigua?

 

Cuando los trabajadores no saben lo importante que es su trabajo es fácil que se sientan desmotivados o desconectados la mayor parte del tiempo. Al fin y al cabo, nadie quiere ser un engranaje en una máquina. Por suerte, para luchar contra estos sentimientos negativos y encontrar formas eficientes de organizar el trabajo han surgido herramientas colaborativas como Wrike, que permite lograr una mejor gestión de las tareas en conexión constante con el equipo. 

 

Encuentra toda la información aquí: https://extramilecloud.com/wrike

 

Texto original: Mitra Kalita S. (03/03/21). Are all your productivity tools making you feel…unproductive? Here’s how to manage the deluge. Fortune. Recuperado de: https://fortune.com/2021/03/03/productivity-tools-unproductive-how-to-manage-text-message-apps-tools-work-from-home/.  Traducido y adaptado por ExtraMile Cloud.