Llega la guía definitiva para el seguimiento de proyectos

El seguimiento de proyectos no es, para nada, una tarea sencilla. Además, sin un sistema de seguimiento de proyectos implementado es muy posible perder de vista las fechas límite que se avecinan, afectando así a la fecha de entrega.

 

Esta guía para el seguimiento de proyectos descubre por qué su seguimiento es crítico para los Project Managers (PM), qué herramientas han demostrado ser útiles para estos y cómo desarrollar un método de seguimiento.

¿Qué es el seguimiento de proyectos?

 

Un método que permite seguir y monitorizar el progreso, o la falta del mismo, de las tareas y de las actividades implicadas en un proyecto determinado. Involucra a todo el personal clave poniendo en su conocimiento en qué punto exacto de su ciclo de vida se encuentra un proyecto. 

 

El seguimiento, además de generar un valioso ROI, ayuda a los PM y a las partes interesadas a mantenerse informados sobre las tareas e hitos que se han logrado, los recursos que se han utilizado y los ajustes o adaptaciones que deben realizarse. Considerando, por supuesto, los imprevistos que surgen en el camino.

 

¿Por qué es importante?

 

El seguimiento del proyecto es esencial para que los PM, los miembros del equipo y las partes interesadas se mantengan en contacto con 2 objetivos: que las entregas se envíen a tiempo y que las tareas se cumplan según lo previsto.

 

El seguimiento del proyecto también permite conocer si un proyecto se está desviando de su rumbo, lo que permite ahorrar tiempo y dinero en acciones correctivas. 

 

¿Cuáles son las mejores prácticas para seguir proyectos?

 

• Planificación. Siempre es necesario elaborar un plan claro que permita saber de forma precisa si un proyecto avanza.

• Ser realistas. Ser demasiado ambicioso con los objetivos puede derivar en frustración y el fracaso del proyecto. Por ello, siempre es recomendable fijar plazos realistas que faciliten el seguimiento del proyecto.

 

• Identificar los riesgos. Definir cada tipo de riesgo durante la fase de planificación del proyecto es fundamental para mitigar cualquier posible impacto en los resultados.

 

• Coherencia. El seguimiento del proyecto solo funciona cuando se realiza un seguimiento del proyecto con regularidad, sino se corre el riesgo de pasar por alto las tareas y no cumplir los plazos. 

 

• Precisión. Tan simple como únicamente marcar como completada una tarea cuando verdaderamente lo esté. 

 

¿Cuáles son los desafíos en el seguimiento de proyectos?

 

Saber qué datos y métricas rastrear en primer lugar y determinar sus líneas de base y objetivos puede ser uno de los principales desafíos a la hora de realizar el seguimiento de un proyecto. La clave para superar este desafío es elegir los KPI que se supervisarán cuidadosamente. 
 
Otro desafío puede ser encontrar un sistema adecuado que permita compilar, organizar y ofrecer un fácil acceso a todos los datos que se están monitoreando. Aquí es donde entra en juego Wrike, una herramienta que proporciona un centro centralizado para todos sus proyectos en curso y que sirve para organizar, almacenar y compartir actualizaciones con miembros del equipo y partes interesadas.

 

Los beneficios de contar con un software de seguimiento de proyectos como Wrike son muchos:

 

• Actualiza en tiempo real el estado de los proyectos.

 

• Ayuda a los PM a anticiparse a los problemas permitiéndoles asignar recursos y cambiar prioridades en cualquier momento.

 

• Mantiene a los miembros del equipo motivados, ya que podrán visualizar cómo encajan sus contribuciones en el panorama general del producto final.

• Genera informes con precisión y facilidad de forma rápida y sencilla. 

 

¿Qué características debe cumplir un software de seguimiento de proyectos?

 

• Facilidad de uso. El software debe facilitar el seguimiento del proyecto y no hacerlo más complicado.

 

• Comunicación. La comunicación abierta entre todas las partes interesadas es fundamental para el éxito del proyecto. 

 

• ¿Satisface las necesidades de su organización? Es imprescindible asegurarse  de que el rastreador de proyectos satisface las necesidades específicas de cada empresa.

 

Wrike cumple estas y otras muchas características. Con Wrike podrás rastrear y monitorear con precisión todos los proyectos de tu organización en una ubicación centralizada, independientemente de donde se encuentre cada miembro del equipo. 

 

Wrike es compatible con múltiples metodologías de gestión de proyectos como Agile, Scrum y Kanban. Y, por si fuera poco, aporta un conjunto completo de plantillas de proyectos prediseñadas que garantiza la finalización de todos los proyectos con éxito. Descubre mucha más información aquí: https://extramilecloud.com/wrike 

 

Texto original: McAbee J. (09/02/21). The Ultimate Guide to Project Tracking [Publicación en un blog]. Wrike. Recuperado de: https://www.wrike.com/blog/project-tracking-ultimate-guide/.  Traducido y adaptado por ExtraMile Cloud.