Una nueva funcionalidad para reducir el trabajo manual repetitivo
Automation Engine de Wrike es una solución que ayudará a reducir la cantidad de trabajo manual repetitivo, a acelerar procesos y a minimizar la tasa de errores humanos. Es decir, en lugar de manejar todo el trabajo nosotros mismos o nuestro equipo, se podrá emplear esta automatización basada en reglas de varias acciones con tareas y proyectos. Es una herramienta es fácil de usar y no requiere ninguna experiencia en codificación para crear las reglas de automatización.
A continuación enumeraremos algunos aspectos a tener en cuenta antes de implementar esta nueva funcionalidad:
- En cada cuenta de Wrike, puedes crear hasta 50 reglas de automatización
- Hay un límite mensual para la cantidad de acciones realizadas a través de la automatización dependiendo del tipo de cuenta que poseas
- Cada regla de automatización puede tener un disparador (la instrucción IF) y hasta 10 acciones (la instrucción THEN)
- Siempre que se ejecute una acción a través de Automation Engine, aparecerá en la secuencia de tareas / proyectos con Automation Bot como autor. Lo mismo ocurre con el Informe de actividad.
- Las reglas de automatización no se activarán en caso de que los cambios en las tareas o proyectos se realicen a través de un API o acciones masivas.
- Si la regla que creamos deja de funcionar en caso de que sus condiciones ya no estén operativas, Wrike desactivará automáticamente la regla y nos notificará por correo electrónico.
¿Cómo crear una regla de automatización?
Lo primero a tener en cuenta es que solo los administradores y propietarios de cuentas pueden crear nuevas reglas de automatización desde la sección "Administración de cuentas" de la configuración. En en caso de las cuentas Enterprise, este derecho se les puede revocar si fuese preciso.
Estos son los pasos que debes seguir para crear una regla de automatización:
1) Haz clic en "Automatización" en el panel izquierdo en la sección "Administración de cuentas"
- Si la regla se aplica a tareas o proyectos, y selecciona su ubicación.
- Selecciona y configura uno de los activadores disponibles.
- Selecciona y configura una o más de las acciones disponibles. Recuerda que puedes agregar hasta 10 acciones a la regla.
Constructor de reglas de automatización
El constructor de reglas consta de tres secciones que debemos completar para que funcione la regla de automatización.
1. La sección "Aplicar a" - selecciona exactamente a qué se debe aplicar la regla.
- Utiliza el menú desplegable para seleccionar si deseas aplicar la regla a tareas o proyectos.
- Haz clic en "Seleccionar proyecto, carpeta o espacio" para seleccionar una o varias ubicaciones de origen de las tareas o proyectos a los que deseas aplicar la regla. Para agregar ubicaciones adicionales, haz clic en el botón "+".
2. La sección "Agregar activador" - selecciona la condición que define en qué caso se debe activar la regla.
- Haga clic en la sección "Agregar activador".
- Selecciona uno de los activadores disponibles de la lista.
- Completa la configuración adicional requerida si es necesario.
3. La sección "Agregar acción" - define lo que debe suceder cuando se activa la regla.
- Haz clic en la sección "Agregar acción".
- Selecciona una de las acciones disponibles de la lista.
- Completa la configuración adicional requerida si es necesario.
- Para agregar más acciones a tu regla de automatización, haz clic en la sección "Agregar otra acción" que aparece cuando configuras la primera acción.
¡Y listo! Ahora ya está todo configurado y preparado para que una vez que se active la regla se realice automáticamente la acción. Por el momento esta funcionalidad está en versión beta pero a principios del año 2021 pasará a General Avalability. Por lo tanto, si quieres más detalles acerca de Wrike y sus funcionalidades, visita nuestra página web.
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